מסמך של משרד ראש הממשלה מגלה כי קרוב לשנה לאחר מתקפת ה-7 באוקטובר, ובזמן של הסלמה ביטחונית בצפון, מערך ההסברה הישראלי לא מתפקד כשורה וכי "הנזק ברור ומחמיר מדי יום"', לשון המסמך. בין השאר מתברר כי מאז פרישתו של ראש מערך ההסברה במאי השנה לא מונה לו מחליף, וכי גם התפקיד השני בחשיבותו בארגון (ראש המטה) לא אויש מחדש מאז קום הממשלה הנוכחית לפני קרוב לשנתיים. 

מערך ההסברה היושב במשרד ראש הממשלה, הוקם על פי החלטת ממשלה משנת 2007 כאחד מלקחי מלחמת לבנון השנייה. זרוע אחת של המערך היא לשכת העיתונות הממשלתית (לע"מ). זרוע שנייה היא דוברות ראש הממשלה, והזרוע השלישית, מטה ההסברה הלאומי, אמורה לשמש כמנגנון המקצועי האחראי על תיאום ותכלול פעולות ההסברה של כלל הגורמים הרשמיים העוסקים בהסברה במדינת ישראל. במילים אחרות, המטה אחראי על הסברת מדיניות הממשלה ופעולותיה באמצעות מסר אחיד, ברור ועקבי בישראל ומחוצה לה. המטה - שכאמור איש לא עומד בראשו כיום - גם אמור לעסוק בגיבוש אסטרטגיית ההסברה והצגתה בפני מקבלי ההחלטות. 

כל צרכן חדשות ישראלי נחשף לחוסר התיאום בהסברה, למשל במסרים לא חופפים היוצאים מלשכת ראש הממשלה וממשרד הביטחון וצה"ל. אבל על פי גורם הבקיא היטב במתרחש במערך ההסברה, הבעיה היא אפילו בסיסית יותר. לדבריו, המערך אינו מבין את תפקידו כמי שאמון על ייצור מדיניות, החלטה מהו "הקול" של מדינת ישראל, מי מתווך את המידע וכיוצא בזה. גם העובדה שמזה תקופה ארוכה לא מונו ראשים למערך ההסברה, הוא משער, היא בכוונת מכוון. המערך, הסביר, הוא הגוף, בה' הידיעה, שראשיו נמצאים בקשר שוטף ובלתי אמצעי עם עיתונאים. ראש הממשלה, הוא מעריך, חושש מהאפשרות שלתפקיד ייבחר מישהו שאולי לא תהיה לו עליו שליטה. לדברי הגורם, הגוף שאמור לתאם בין הגופים השונים בישראל שמפיצים מידע לציבור, פשוט לא מתפקד. התוצאה, בין השאר, היא הפצת מסרים סותרים, וגם פגיעה חמורה בהסברה הבינלאומית.

דוגמה לפגיעה הזו מופיעה במסמך של משרד ראש הממשלה הנחשף כאן לראשונה. המסמך דן בהתקשרות חירום עם שבעה מסבירנים בשפה האנגלית ואחד בשפה הפרסית, שהועסקו בצורה לא מוסדרת עם תחילת המלחמה. הסדרת העסקה של מסבירנים נשמעת אולי נושא טכני במהותו, אבל הכשל הלוגיסטי הוא סימפטום לבעיה וחוסר תפקוד עמוק הרבה יותר, בעיה שגם מערך ההסברה עצמו מכיר בה.  

תפקיד המסבירנים, דוגמת מארק רגב וטל היינריך, הוא להתראיין ולתדרך את התקשורת הזרה. "המסבירן מהווה את 'הפנים' מטעם מערך ההסברה הלאומי ומעביר את המסרים הלאומיים באופן מדויק, מקצועי וממלכתי אל מול כלי התקשורת הבינלאומיים ומהם למיליוני צופים", מוסבר במסמך. אלא ש"נכון לרגע זה לא קיימת התקשרות בתוקף עם מסבירנים באנגלית ובפרסית שיעבירו את המסרים של ממשלת ישראל לתקשורת הזרה הרלוונטית, וזאת בתקופת מלחמה". ללא התקשרות כזו, נאמר בדיון, "נפגעת באופן אקוטי יכולת העברת הנרטיב הישראלי והצגת עמדתנו בתקשורת הבינלאומית ומהם למיליונים ברחבי העולם, בכך יש פגיעה של ממש במאמץ שימור הלגיטימציה לפעילות מדינת ישראל והזירה מופקרת לנרטיבים מתחרים". 

צפו בנציגה טל היינריך בראיון לרשת האמריקאית ניוזמקס אחרי טבח ה-7 באוקטובר:

"נפגעת באופן אקוטי יכולת העברת הנרטיב הישראלי והצגת עמדתנו בתקשורת הבינלאומית ומהם. למיליונים ברחבי העולם, בכך יש פגיעה של ממש במאמץ שימור הלגיטימציה לפעילות מדינת ישראל והזירה מופקרת לנרטיבים מתחרים"

ההשלכות ברורות: "ההסברה הישראלית נפגעת והמסר הישראלי לא מועבר באופן המיטבי", אמר בדיון שנערך החודש בנושא גל אילן, שהוא כיום נושא המשרה הבכיר ביותר במערך ההסברה. "ממחישה זאת היטב העובדה החמורה כי ברקע אירוע משמעותי כמו הרצח הנתעב וחילוץ גופותיהם של ששת החטופים הישראלים (…) לא התקיים תדרוך רשמי מטעם מערך ההסברה הלאומי לעיתונות הזרה ולא היה ביכולתנו לענות לביקוש הרב למרואיינים לרשתות הזרות", אמר אילן. "בהתאם, נתקלנו בפרסומים רבים שהושפעו מהנרטיב שהציג ארגון הטרור חמאס, כי החטופים נהרגו לכאורה בשל התקדמות צה"ל ולא ככאלו שהוצאו להורג באופן מתועב, מתוכנן ומחריד". 

חוסר התפקוד של מערך ההסברה נידון לפני כחודשיים בדיון של ועדת המשנה לענייני חוץ והסברה בכנסת. אילון לוי, שעזיבתו את תפקידו כדובר במערך ההסברה זכו בעצמם להד תקשורתי רב, אמר אז כי "מדינת ישראל פשוט הכריזה בפועל 'כישלון מוחלט' על אחת החזיתות הקריטיות במלחמה". הוא הוסיף כי "לא היו תקנים לדוברים. אנשים התנדבו עם הבטחות שישלמו להם". לדבריו, "ביצעתי 400 ראיונות כדובר הממשלה באנגלית ולא היה לי חוזה כתוב והסידור הזה לא הצליח להאריך ימים כי בסופו של דבר אנשים צריכים לחזור לשגרה שלהם ולהתפרנס. דובר שעולה להתקשרות להתראיין צריך להיות במשרה מלאה ולא לעבוד בשיטת החלטורה".

צפו בנציג הישראלי אילון לוי בראיון הסברה ל-CNN במארס השנה: 

"ביצעתי 400 ראיונות כדובר הממשלה באנגלית ולא היה לי חוזה כתוב והסידור הזה לא הצליח להאריך ימים כי בסופו של דבר אנשים צריכים לחזור לשגרה שלהם ולהתפרנס. דובר שעולה להתקשרות להתראיין צריך להיות במשרה מלאה ולא לעבוד בשיטת החלטורה"

בתום אותו דיון ארוך החודש, שבו נידונה בין השאר עמדתו של נציב שירות המדינה, הוחלט בסופו של דבר לאשר את העסקתם של שמונת המסבירנים בעלות של כמיליון שקלים לתקופה של עד חצי שנה. בהחלטה נאמר כי על מערך ההסברה לבחון כיצד ניתן יהיה להעסיק מסבירנים להבא.